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title: "Dónde se pierde el tiempo en tu proceso (antes de comprarle IA)"
slug: mapa-desperdicio-proceso
lang: es
situation: operar
format: plantilla
minutes: 25
updated: 2026-10-19
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# Dónde se pierde el tiempo en tu proceso (antes de comprarle IA)

> Para gerentes de oficina o back-office que van a evaluar una herramienta de IA y quieren saber primero dónde se va el tiempo de verdad.

## Cuándo usarla

- Te ofrecieron una herramienta que "acelera" un proceso y nadie ha medido qué parte del proceso es lenta.
- Tu equipo dice que no le alcanza el tiempo, pero no sabe decir en qué se va.
- Vas a pedir presupuesto para automatizar y quieres llegar con horas estimadas, no con impresiones.

## La hoja

Proceso: [nombre y dónde empieza y termina] · Responsable del mapa: [nombre] · Fecha: [ ]

| Desperdicio | Cómo se ve en tu proceso | Horas/mes (estimado) | ¿Se elimina, se simplifica o se automatiza? | Dueño |
|---|---|---|---|---|
| Esperas | [Trabajo detenido mientras alguien responde o firma] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Retrabajo | [Lo que se hace dos veces porque salió mal la primera] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Aprobaciones de más | [Firmas que no cambian la decisión] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Copiar y pegar entre sistemas | [Datos que se teclean de un sistema a otro] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Información incompleta | [Solicitudes que llegan sin lo necesario y regresan] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Sobreprocesamiento | [Reportes o formatos que nadie lee] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Búsqueda de información | [Tiempo buscando archivos, correos o la versión correcta] | [ ] | [ ] | [ ] |
| Traspasos | [Cada vez que el trabajo cambia de manos y se explica de nuevo] | [ ] | [ ] | [ ] |
| **Total** | | [suma] | | |

Ejemplo ilustrativo (alta de proveedores): "Aprobaciones de más: tres firmas para proveedores de bajo monto, la tercera nunca rechaza. 12 h/mes. Se elimina. Dueño: jefa de compras."

## Cómo llenarla en 25 minutos

1. Define el proceso con un inicio y un fin concretos: "desde que llega la solicitud hasta que el proveedor queda dado de alta".
2. Recorre las ocho filas con dos personas que hacen el trabajo, no solo con quien lo supervisa. Ellas saben dónde se espera.
3. Estima horas por mes con un número redondo y márcalo como estimado. Un rango honesto vale más que una cifra precisa inventada.
4. Decide la acción en este orden: primero eliminar, después simplificar, solo al final automatizar.
5. Pon un dueño con nombre por fila. Una fila sin dueño es una queja, no un plan.
6. El error más común: llenar la columna de acción con "automatizar" en todas las filas porque ya hay una herramienta en mente.

## La línea que casi siempre falta

Primero se elimina, después se simplifica y solo entonces se automatiza. Automatizar un desperdicio lo convierte en un desperdicio más rápido: el reporte que nadie lee se genera solo, la aprobación de más llega antes y sigue sin cambiar nada. La IA es una herramienta para lo que queda después de limpiar el proceso, no un sustituto de limpiarlo.

## Si esto se vuelve una decisión grande

Si el mapa termina en una compra o en un cambio de funciones que lleva tu nombre, las herramientas gratuitas de vicsol.org/es/decision-clarity/ te ayudan a estructurarla. No reemplazan una revisión formal.

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Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución.
Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.