Vic Sol · Mesa de DecisionesPlantilla editable · 15 min para usarla
Caso de negocio de IA en una página (con sus brechas de evidencia)
Para quien tiene que convencer a un CFO con minutos recuperados y prefiere mostrar sus brechas antes de que se las encuentren.
Cuándo usarla
Un piloto salió bien y te piden "el caso de negocio" para escalarlo.
El proveedor te dio una cifra de ahorro y nadie la ha recalculado.
Vas a comité y sabes que la primera pregunta será "¿y eso cómo lo sabes?".
La hoja
Bloque
Qué escribir
Ejemplo ilustrativo
1. Decisión
Una frase: qué se aprueba, por cuánto tiempo y quién firma.
"Extender el asistente de cotizaciones a tres sucursales por 12 meses. Firma: dirección comercial."
2. Línea base
Volumen, tiempo por tarea, revisión y excepciones medidos antes, con fecha y muestra.
"600 cotizaciones al mes, 12 min cada una, medido en septiembre sobre 80 casos."
3. Costos que entran
Licencias, integración, supervisión (horas de quien revisa), capacitación y salida (qué cuesta apagarlo).
"Licencia + conexión al CRM + 2 min de revisión por cotización + capacitación + exportar datos al salir."
4. Beneficio verificado
Lo que ya se midió en el piloto, con el mismo alcance que la línea base.
"De 12 a 6 min por cotización, 80 casos, seis semanas."
5. Beneficio estimado
Lo que se proyecta a partir de lo verificado, con el supuesto escrito.
"60 horas al mes liberadas si volumen y adopción se mantienen."
6. Beneficio supuesto
Lo que alguien espera y nadie ha medido. Va aparte.
"Más cotizaciones ganadas por responder antes."
7. Sensibilidad
Qué pasa si el beneficio es la mitad: ¿la decisión se sostiene?
"Con 30 horas al mes cubre la licencia, pero no justifica la integración este año."
Cómo llenarla en 15 minutos
Escribe el bloque 1 primero. Si no cabe en una frase, todavía no es una decisión; es una idea.
Llena la línea base con datos que ya tengas. Si no hay, escríbelo: "sin línea base" es una brecha, no una vergüenza.
Reparte el beneficio entre los bloques 4, 5 y 6; la tentación es ponerlo todo en "verificado".
Lista los cinco costos aunque alguno sea cero. Supervisión y salida son los que casi nunca aparecen.
Haz la prueba con la mitad del beneficio. Si la decisión no se sostiene, dilo tú antes que el CFO.
El error más común: convertir horas liberadas en dinero ahorrado. Una hora liberada es capacidad; solo es ahorro si un costo real baja o esa capacidad se reasigna a algo medible.
Las cinco preguntas que va a hacer el CFO
¿Qué línea base y qué muestra respaldan el beneficio?
¿Quién revisa las salidas y atiende las excepciones, y cuánto cuesta ese tiempo?
¿Qué costo cambia realmente, o a qué se reasigna la capacidad liberada?
¿Qué pasa si la adopción es menor o el beneficio es la mitad?
¿Qué evidencia nos haría detener el plan, y cuánto cuesta salir?
La línea que casi siempre falta
El bloque 6. Casi todo caso de negocio mezcla lo medido con lo esperado y lo presenta como un solo número. Separar el beneficio supuesto no debilita el caso: lo hace defendible, porque el CFO va a encontrar esa mezcla de todos modos.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un director financiero que ha revisado decenas de propuestas de tecnología y que rechaza cualquier beneficio que no distinga lo que se midió de lo que se espera.
Contexto que te doy:
- Decisión que se propone (qué, por cuánto tiempo, quién firma): [ ]
- Línea base medida antes: volumen, tiempo por tarea, revisión, excepciones, fecha y muestra: [o escribir "sin línea base"]
- Resultados del piloto, si existe: [ ]
- Costos conocidos: licencias, integración, supervisión, capacitación, salida: [ ]
- Propuesta o cifra de ahorro del proveedor: [pegar texto]
Lo que necesito: escribe el caso de negocio en una página con estos siete bloques, en este orden:
1. Decisión en una frase.
2. Línea base.
3. Costos que entran (los cinco, aunque alguno sea cero).
4. Beneficio verificado.
5. Beneficio estimado, con el supuesto escrito.
6. Beneficio supuesto, separado.
7. Sensibilidad: qué pasa si el beneficio es la mitad.
Calcula las horas netas liberadas así: volumen × (minutos base − ejecución nueva − minutos de revisión) / 60 − horas adicionales de excepciones. Cierra respondiendo las cinco preguntas que haría un CFO: qué línea base y muestra respaldan el beneficio; quién revisa y atiende excepciones y cuánto cuesta; qué costo cambia realmente o a qué se reasigna la capacidad; qué pasa con menor adopción o beneficio a la mitad; qué evidencia nos haría detener el plan y cuánto cuesta salir. Donde no puedas responder con los datos que di, escribe "brecha de evidencia".
Formato de salida: una tabla Bloque · Contenido, seguida de las cinco preguntas con respuesta breve. Máximo 450 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- No conviertas horas liberadas en dinero ahorrado salvo que yo te diga qué costo real baja.
- No inventes cifras. Si falta un dato, escribe [DATO PENDIENTE] y dime cómo obtenerlo.
- Marca cada supuesto como supuesto.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta.
Qué revisar en la respuesta:
¿Puso algo en "verificado" que en realidad no se midió con el mismo alcance que la línea base?
¿La sensibilidad cambia la recomendación, o solo repite el número dividido entre dos?
¿Las cinco preguntas tienen respuesta con dato, o "brecha de evidencia" donde corresponde? Si todas tienen respuesta, desconfía.
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol