Vic SolMide esto antes de automatizar: ¿comparado con qué?
Para quien va a aprobar una automatización y quiere poder defender el resultado un mes después, con la foto del antes en la mano.
Cuándo usarla
- La demo dice que la IA te ahorra tiempo y nadie tiene el dato de cuánto tarda hoy el proceso.
- Vas a aprobar un piloto y quieres saber, en un mes, si ahorró trabajo o solo lo movió.
- Un proveedor ya reporta "ahorro" y no tienes con qué discutirlo.
La hoja
La foto del antes. Tomarla cuesta una semana, no un proyecto. Se llena antes de automatizar y se vuelve a llenar un mes después, con los mismos números.
| # | Número | Antes (fecha: ____) | Después, un mes (fecha: ____) | Cómo tomarlo |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Volumen | ____ por semana | ____ por semana | Cuántas solicitudes, documentos o casos entran. |
| 2 | Tiempo por unidad, de punta a punta | ____ | ____ | Desde que entra la solicitud hasta que alguien la cierra. Cronometra cinco casos reales. |
| 3 | Tasa de error | ____ % | ____ % | Casos devueltos o reclamados sobre el total. |
| 4 | Retrabajo | ____ veces | ____ veces | Cuántas veces se corrige el mismo documento. Pregúntale a quien lo hace, no al sistema. |
| 5 | Tiempo de revisión | ____ por unidad | ____ por unidad | El que nadie mide: cuánto tiempo se va en revisar lo que salió, antes y después de la IA. |
Ejemplo ilustrativo: cotización de servicio · antes: 20 por semana, 3 días, 10 %, 2 correcciones, 15 minutos de revisión · después: 20, 1 día, 8 %, 1 corrección, 40 minutos de revisión.
Proceso: ____________ · Quien lo hace hoy: ____________ · Quien toma la foto del después: ____________
Cómo llenarla en 10 minutos
- Elige un solo proceso, el que se quiere automatizar. No midas el área completa.
- Llena el volumen con el sistema y los otros cuatro números con la persona que hace el trabajo. El sistema no sabe cuántas veces se corrigió un documento.
- Anota la fecha de la foto del antes y agenda la del después para dentro de un mes, con nombre.
- Deja la fila 5 para el final y dedícale el doble de tiempo. Es la que se queda vacía.
- El error más común: medir solo el tiempo de hacer y olvidar el de revisar. La IA suele mover el trabajo de hacer a revisar; sin medir la revisión, el ahorro se infla.
La línea que casi siempre falta
El tiempo de revisión después de la IA. En el ejemplo ilustrativo de arriba, el proceso bajó de tres días a uno, y la revisión subió de quince a cuarenta minutos por unidad. Sin la fila 5, el reporte dice "ahorramos dos días". Con la fila 5, la pregunta correcta aparece sola: ¿cuánto de ese ahorro se fue a revisar? Con la foto del antes completa, el proveedor ya no gana la discusión por falta de datos.
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