☐ 1. Sabemos qué datos entran a la herramienta y si salen de la empresa. Cómo se ve si está bien: una lista escrita de tipos de datos permitidos y prohibidos que el equipo conoce.
☐ 2. Está claro si el proveedor usa nuestros datos para entrenar o los guarda. Cómo se ve si está bien: la respuesta está en el contrato o en la configuración, no en una suposición.
Calidad y errores
☐ 3. Hay una persona con nombre que revisa lo que sale al cliente. Cómo se ve si está bien: ningún texto, cálculo o decisión llega afuera sin una revisión registrada.
☐ 4. Medimos la tasa de errores y sabemos qué hacer cuando sube. Cómo se ve si está bien: un número por semana y un umbral que detiene el uso.
Dependencia del proveedor y costo variable
☐ 5. Sabemos cuánto cuesta con el doble de volumen. Cómo se ve si está bien: una estimación de costo a escala, con el modelo de cobro del proveedor por escrito.
☐ 6. Podríamos cambiar de herramienta sin rehacer el proceso. Cómo se ve si está bien: los datos y las instrucciones se pueden exportar y están documentados.
Personas y facultades
☐ 7. Está escrito quién puede usarla y qué puede aprobar con ella. Cómo se ve si está bien: las facultades de aprobación no cambiaron sin que alguien lo decidiera.
☐ 8. Las personas afectadas saben qué cambia en su trabajo. Cómo se ve si está bien: se les explicó antes de escalar, no después.
Continuidad
☐ 9. Sabemos qué pasa si la herramienta falla un día entero. Cómo se ve si está bien: un procedimiento manual de respaldo probado al menos una vez.
Cumplimiento (consulta a tu área legal; no es asesoría legal)
☐ 10. El área legal o de cumplimiento revisó el uso a la escala nueva. Cómo se ve si está bien: una revisión registrada con fecha, no un "nadie dijo que no".
Cómo llenarla en 15 minutos
Revísala con el dueño del proceso y con alguien que use la herramienta a diario.
Marca solo lo que puedes demostrar con un documento o un dato. "Creemos que sí" queda sin marcar.
Para cada casilla vacía, escribe un responsable y una fecha.
El error más común: revisar solo datos y olvidar continuidad y costo, que aparecen al escalar.
Decide: si las casillas 1, 3 o 10 quedan vacías, la expansión espera.
La línea que casi siempre falta
La casilla 9. En el piloto siempre había alguien que podía hacer el trabajo a mano. Al escalar, esa persona ya no está o ya no sabe hacerlo. Un respaldo manual probado separa un incidente de una semana perdida.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un gerente de riesgo operativo con 15 años de experiencia que revisa expansiones de herramientas tecnológicas antes de que lleguen a un comité y que solo acepta como evidencia un documento o un dato.
Contexto que te doy:
- Empresa / área: [ ]
- Herramienta de IA y para qué se usa hoy: [ ]
- Resultado del piloto (quiénes, cuánto tiempo, qué se midió): [ ]
- A qué escala se quiere llevar (personas, volumen, clientes): [ ]
- Qué datos entran a la herramienta: [ ]
- Qué sé del contrato y del modelo de cobro del proveedor: [ ]
Lo que necesito: produce la lista de verificación de una página con exactamente estos diez puntos, agrupados así:
1. Datos y confidencialidad: (1) qué datos entran y si salen de la empresa; (2) si el proveedor usa o guarda los datos.
2. Calidad y errores: (3) quién revisa lo que sale al cliente; (4) tasa de errores y umbral que detiene el uso.
3. Dependencia del proveedor y costo variable: (5) costo con el doble de volumen; (6) posibilidad de cambiar de herramienta.
4. Personas y facultades: (7) quién puede usarla y qué puede aprobar; (8) si las personas afectadas saben qué cambia.
5. Continuidad: (9) qué pasa si la herramienta falla un día entero.
6. Cumplimiento: (10) revisión del área legal o de cumplimiento a la escala nueva. Rotula este grupo con "consulta a tu área legal; no es asesoría legal".
Para cada punto: casilla `- [ ]`, estado según lo que te di (cumple / no cumple / sin evidencia), "cómo se ve si está bien" y la siguiente acción con responsable.
Formato de salida: la lista agrupada y, al final, una línea que diga si la expansión puede seguir o debe esperar. Máximo 450 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- No inventes cifras ni cláusulas. Si falta un dato, escribe [DATO PENDIENTE] y dime cómo obtenerlo.
- Si no hay evidencia de un punto, márcalo "sin evidencia", nunca "cumple".
- No des opinión legal; indica qué preguntar al área legal.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta.
Qué revisar en la respuesta:
¿Marcó "sin evidencia" donde tú no diste un documento o dato, o dio por cumplidos puntos por suposición?
¿El punto de continuidad propone un respaldo manual concreto?
¿El grupo de cumplimiento quedó como pregunta para tu área legal, sin opinión jurídica?
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol