Vic Sol · Mesa de DecisionesPlantilla editable · 30 min para usarla
Tu política de IA cabe en una página
Para recursos humanos, TI y gerentes que tienen que escribir la política esta semana y no quieren un manual de cuarenta páginas que nadie lea.
Cuándo usarla
Tu equipo ya usa IA y no hay ninguna regla escrita.
Te pidieron "una política de IA" y la única referencia es un manual largo de otra empresa.
Hubo un susto: un dato pegado donde no debía o un texto de IA que llegó a un cliente sin revisión.
La hoja
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Punto
Qué escribir
Ejemplo ilustrativo
1
Herramientas aprobadas
Lista corta con nombre y para qué se usa cada una.
"ChatGPT Team: redacción interna. Copilot: hojas de cálculo."
2
Lo que nunca se pega en una IA
Tipos de información, no ejemplos técnicos.
"Datos personales de clientes, contratos, precios no publicados, código propio."
3
Quién revisa lo que sale al cliente
Una persona o rol por tipo de salida. La IA no firma.
"Cotizaciones: el gerente comercial. Correos a clientes: quien los envía."
4
A quién le preguntas cuando tienes una duda
Un nombre, no un comité.
"Ana (TI) para herramientas. Luis (legal) para datos."
5
Cada cuánto se revisa esta política
Una fecha fija y quién convoca.
"Cada trimestre. Convoca recursos humanos."
Firma y fecha: ____________________ · Próxima revisión: ____________
Cómo llenarla en 30 minutos
Convoca a una persona de TI, una de legal o cumplimiento y dos jefes de área. Treinta minutos, una sola reunión.
Llena los puntos 1 y 2 primero. Casi todas las empresas ya los tienen en la cabeza; solo hay que escribirlos.
Dedica la mitad del tiempo al punto 3. Aquí está la discusión real: quién revisa lo que la IA escribe para un cliente.
Para el punto 4 escribe un nombre. Si escribes "el comité de IA", nadie va a preguntar.
Pon una fecha de revisión en el punto 5 antes de salir de la reunión.
El error más común: intentar que quede perfecta. Va a quedar imperfecta y va a funcionar. Una política que existe protege más que una política que se está redactando.
La línea que casi siempre falta
El punto 3. Las empresas escriben qué herramientas se permiten y qué datos se prohíben, y se olvidan de la salida: la cotización, el correo, la propuesta que la IA ayudó a escribir y alguien envió. La IA no firma. La firma una persona, y esa persona tiene que estar nombrada aquí.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un director de recursos humanos con experiencia en empresas de 100 a 1.500 personas que ha escrito políticas de uso de tecnología junto con TI y legal, y que prefiere una página que se cumple a un manual que nadie lee.
Contexto que te doy:
- Empresa y sector: [p. ej. despacho de servicios profesionales, 300 personas]
- Herramientas de IA que ya se usan, aprobadas o no: [ ]
- Tipos de información sensible que manejamos: [ ]
- Qué sale de la empresa con ayuda de IA (cotizaciones, correos, informes): [ ]
- Política o manual actual, si existe: [pegar texto o escribir "no hay"]
Lo que necesito: escribe nuestra política de IA en una sola página con exactamente estos cinco puntos, en este orden:
1. Herramientas aprobadas (nombre y para qué).
2. Lo que nunca se pega en una IA (tipos de información).
3. Quién revisa lo que sale al cliente (una persona o rol por tipo de salida; la IA no firma).
4. A quién le preguntas cuando tienes una duda (un nombre o rol, no un comité).
5. Cada cuánto se revisa esta política y quién convoca.
Formato de salida: una tabla con las columnas Punto · Regla · Responsable, seguida de tres líneas para firma, fecha y próxima revisión. Máximo 300 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- No inventes nombres de personas ni herramientas; donde falte un dato, escribe [PENDIENTE] y dime qué pregunta hacer para completarlo.
- Donde el punto 3 quede vacío, señálalo de forma explícita: es la línea que casi siempre falta.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta y sin promesas.
Qué revisar en la respuesta:
¿El punto 3 nombra a una persona o rol por cada tipo de salida, o volvió a quedar en "el equipo revisa"?
¿El punto 4 tiene un nombre concreto o se escondió detrás de un comité?
¿Cabe en una página? Si pasa de 300 palabras, pídele que la recorte sin quitar ninguno de los cinco puntos.
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol