Vic Sol · Mesa de DecisionesPlantilla editable · 20 min para usarla
Registro de riesgos y preparación operativa para una iniciativa de IA
Para dueños de iniciativas de IA que tienen que responder "¿qué puede salir mal?" antes de que el comité lo pregunte.
Cuándo usarla
La iniciativa ya tiene presupuesto y nadie escribió qué podría fallar ni quién lo vería primero.
El proveedor dice que "está listo" y nadie sabe si tus datos, tu proceso o tu gente lo están.
Vas al comité y la única pregunta que temes es "¿y si no funciona?".
La hoja
Parte 1 · Registro de riesgos. Un riesgo por fila. La señal temprana es lo que alguien vería antes de que el riesgo se cumpla. Escala: A (alta), M (media), B (baja). Respuesta: evitar, reducir, transferir o aceptar.
#
Riesgo
Señal temprana
Prob.
Impacto
Dueño
Respuesta
Fecha de revisión
1
La IA responde con datos desactualizados o incompletos. [Ilustrativo.]
Dos quejas de clientes por una misma respuesta en una semana.
M
A
Jefe de operaciones
Reducir: revisión por muestra semanal; corte de datos documentado.
__/__
2
El equipo deja de revisar lo que la IA produce. [Ilustrativo.]
Tiempo de revisión por pieza cae a cero en el registro.
A
M
Jefe del área
Reducir: muestra obligatoria; quien envía, firma.
__/__
3
El proveedor cambia precio o condiciones a mitad de contrato. [Ilustrativo.]
Aviso de cambio de términos; correo de "nuevo plan".
B
A
Compras o legal
Transferir: cláusula de salida y exportación de datos.
__/__
4
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______________________
5
______________________________
______________________
Parte 2 · Seis preguntas de preparación operativa. Responde sí, no o parcial. Cada "no" es una fila nueva en el registro.
Datos: ¿la información que va a usar la IA está ordenada, permitida y con un dueño?
Proceso: ¿está escrito en qué paso entra la IA y en cuál sale?
Personas: ¿quien va a usarla practicó con tareas reales y sabe qué no debe pegar?
Supervisión: ¿quién revisa una muestra, con nombre, y cada cuánto?
Dependencia del proveedor: ¿qué deja de funcionar si el proveedor se cae una semana?
Salida: ¿puedes apagarla, recuperar tus datos y volver al proceso anterior sin un costo grande?
Preparación: ___ de 6 con "sí" · Firma del dueño: ____________ · Próxima revisión: ____________
Cómo llenarla en 20 minutos
Reúne al dueño, a alguien que la va a usar y a quien firma el contrato. Veinte minutos.
Responde primero las seis preguntas. Cada "no" o "parcial" se convierte en una fila de la tabla.
Escribe la señal temprana antes que la respuesta. Si nadie puede describir qué vería, el riesgo está mal escrito.
Pon probabilidad e impacto con A/M/B sin discutir decimales. Lo que importa es qué filas quedan arriba.
Pon nombre en "dueño" y fecha en "revisión". Sin fecha, el registro se llena una vez y no se vuelve a abrir.
El error más común: llenar la tabla solo con riesgos técnicos. Los que más cuestan están en personas, proceso y salida.
La línea que casi siempre falta
La señal temprana. Los registros listan riesgos y respuestas, y nadie escribe qué se vería antes. Sin señal, el dueño se entera cuando el problema ya ocurrió y la "respuesta" se convierte en explicación.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un director de operaciones con 15 años de experiencia que ha visto iniciativas de IA fallar por los datos, la gente o el contrato, casi nunca por la tecnología.
Contexto que te doy:
- Iniciativa y área: [ ]
- Proceso donde entra la IA, paso por paso, como está hoy: [ ]
- Datos que va a usar y quién es su dueño: [ ]
- Personas que la van a usar y qué práctica han tenido: [ ]
- Proveedor, duración del contrato y condiciones de salida: [pegar o "no sé"]
- Mis respuestas (sí / no / parcial) a las seis preguntas de preparación: datos [ ], proceso [ ], personas [ ], supervisión [ ], dependencia del proveedor [ ], salida [ ]
Lo que necesito: un registro de riesgos con exactamente estas columnas: # · Riesgo · Señal temprana · Probabilidad (A/M/B) · Impacto (A/M/B) · Dueño (rol) · Respuesta (evitar, reducir, transferir o aceptar) · Fecha de revisión.
1. Convierte cada "no" o "parcial" de las seis preguntas en al menos una fila.
2. Agrega como máximo tres riesgos más que veas en el proceso que te di.
3. Ordena las filas de mayor a menor combinando probabilidad e impacto.
Después de la tabla, dime en una línea qué fila tiene la señal temprana más difícil de observar y qué medir en su lugar.
Formato de salida: una tabla de máximo ocho filas y una línea final, máximo 350 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- Cada fila debe tener una señal temprana observable antes de que el riesgo ocurra; si no la encuentras, dilo en la celda en vez de inventarla.
- No inventes cifras ni nombres; donde falte un dato, escribe [DATO PENDIENTE] y dime cómo obtenerlo.
- Incluye riesgos de personas, proceso y salida, no solo técnicos.
- Marca cada supuesto como supuesto.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta.
Qué revisar en la respuesta:
¿Cada fila tiene una señal temprana que alguien vería antes del problema, o puso el problema mismo como señal?
¿Hay filas de personas, proceso y salida, o solo de tecnología?
¿El dueño es un rol concreto en cada fila, o se repartió entre "el equipo" y "el proveedor"?
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol