Vic Sol · Mesa de DecisionesHoja de 1 página · 10 min para usarla
No automatices un proceso roto: diagnóstico de 10 minutos
Para gerentes de operaciones con un proceso candidato a automatizar y una propuesta de IA sobre la mesa.
Cuándo usarla
Alguien propone "ponerle IA" a un proceso cuyos documentos hoy se corrigen tres veces.
Tienes una demo que promete ahorrar tiempo y no sabes cuánto tarda el proceso hoy.
Tu proceso más lento se atora en aprobaciones, en datos o en correcciones, y no sabes en cuál.
La hoja
Una fila por paso, de principio a fin. Con cinco a ocho filas alcanza.
Paso
Quién
Tiempo de trabajo
Espera después del paso
Veces que se corrige
¿La aprobación decide algo?
Excepciones (de cada 10)
[Verbo + objeto: "Revisar cotización"]
[Rol]
[Minutos reales]
[Horas o días hasta que alguien lo toma]
[0, 1, 2, 3 o más]
[Sí / No / No hay aprobación]
[Casos que se salen del camino normal]
Ilustrativo: aprobar pedido
Jefe de área
5 min
2 días
2
No: aprueba todo
3
Totales: trabajo ____ · espera ____ · correcciones ____ · aprobaciones que no deciden ____ · excepciones ____
Semáforo: ponle color al proceso.
Rojo
Amarillo
Verde
Arregla primero
Prueba con una parte
Automatiza
Dos o más correcciones por paso, o cada quien lo hace distinto.
Casi siempre sale igual.
Pocas correcciones, firmas que deciden y el tiempo de hoy ya medido.
Decisión:
Automatizar: pocas correcciones, aprobaciones que deciden, excepciones bajas y ya tienes la medición de hoy.
Arreglar primero: dos o más correcciones por paso, aprobaciones que nadie lee o datos que no cuadran. La IA repetiría eso más rápido, y con licencia.
No tocar: el proceso cambia cada vez, o una persona lo hace en menos tiempo del que costaría explicárselo a una herramienta.
Mi decisión: Automatizar / Arreglar primero / No tocar · Qué arreglo antes: ____________________
Cómo llenarla en 10 minutos
Siéntate con la persona que hace el proceso, no con quien lo diseñó. Pídele que lo cuente paso por paso y anota un verbo por fila.
Llena primero la espera. Casi siempre es mayor que el tiempo de trabajo y es lo que la IA no arregla.
Pregunta cuántas veces se corrige cada documento y por qué. Ahí están los retrabajos.
En cada aprobación pregunta: ¿alguien decide algo con esto, o existe por costumbre? Si nadie ha rechazado nada en seis meses, no decide.
Haz los tres cortes antes de decidir: elimina lo que existe por costumbre, simplifica aprobaciones y copias hasta dejar un solo formato, y mide cuánto tarda y cuántas veces se corrige.
El error más común: automatizar la espera. Una herramienta que redacta en segundos un documento que luego espera dos días una firma ahorra segundos, no días.
La línea que casi siempre falta
La columna de espera. Las propuestas de IA miden el tiempo de trabajo, porque es lo que la herramienta acorta. Pero el proceso vive en las esperas, las correcciones y las aprobaciones que nadie lee. Si automatizas antes de medir eso, nunca sabrás si la IA te ahorró algo, porque no tienes con qué comparar.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un consultor de operaciones con formación en mejora de procesos que ha visto automatizar procesos rotos y pagar licencia por repetir los mismos problemas más rápido.
Contexto que te doy:
- Proceso (nombre, dónde empieza y dónde termina): [ ]
- Pasos tal como los cuenta quien lo hace, con quién hace cada uno: [pegar descripción]
- Tiempos de trabajo y de espera por paso, si se conocen: [ ]
- Cuántas veces se corrige cada documento y por qué: [ ]
- Aprobaciones, y si alguien ha rechazado algo en los últimos seis meses: [ ]
- Excepciones frecuentes: [ ]
- Propuesta de automatización, si existe: [pegar]
Lo que necesito:
1. Tabla del proceso con una fila por paso: paso, quién, tiempo de trabajo, espera después del paso, veces que se corrige, si la aprobación decide algo, excepciones.
2. Diagnóstico: dónde se concentran las esperas, los retrabajos y las aprobaciones que no deciden.
3. Los tres cortes antes de automatizar: qué eliminar (pasos que existen por costumbre), qué simplificar (aprobaciones, copias, formatos) y qué medir (cuánto tarda hoy y cuántas veces se corrige).
4. Decisión: automatizar / arreglar primero / no tocar, con la razón en dos líneas y, si es "arreglar primero", qué arreglar antes de ponerle IA.
Formato de salida: una tabla, tres listas cortas y la decisión. Máximo 450 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- No inventes tiempos. Donde falte un dato, escribe [DATO PENDIENTE] y dime cómo medirlo.
- No recomiendes automatizar un paso cuya espera es mayor que su tiempo de trabajo sin decir que la IA no reduce esa espera.
- Marca cada estimación como estimación.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta.
Qué revisar en la respuesta:
¿La columna de espera tiene datos, o la dejó vacía y aun así recomendó automatizar?
¿Identificó alguna aprobación que no decide, o aceptó todas como necesarias?
¿La decisión "arreglar primero" viene con una lista concreta de qué arreglar, o solo con la recomendación?
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol