Vic Sol · Mesa de DecisionesPlantilla editable · 25 min para usarla
Seis indicadores de eficiencia para medir antes y después de la IA
Para gerentes que van a introducir IA en un proceso y quieren poder demostrar, a los 90 días, qué cambió y qué no.
Cuándo usarla
Vas a arrancar un piloto y todavía no tienes el número de antes.
Te preguntan si la herramienta "está funcionando" y solo tienes la opinión del equipo.
Los resultados se ven bien en un indicador y quieres revisar si empeoró otro.
La hoja
Proceso: [ ] · Unidad que se procesa: [factura, solicitud, ticket, contrato] · Fecha de línea base: [ ] · Fecha de medición: [ ]
Indicador
Fórmula
Antes (línea base)
Después (90 días)
Fuente del dato
Dueño
Tiempo de ciclo
Tiempo desde que entra la unidad hasta que se cierra (promedio).
[ ]
[ ]
[sistema o registro]
[ ]
Costo por unidad procesada
Costo total del proceso en el mes ÷ unidades procesadas en el mes. Incluye licencias.
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Tasa de retrabajo / errores
Unidades corregidas o devueltas ÷ unidades procesadas.
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Horas de revisión humana
Horas al mes dedicadas a revisar, validar o corregir.
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Volumen por persona
Unidades procesadas en el mes ÷ personas que trabajan en el proceso.
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Satisfacción del cliente interno o externo
Calificación promedio de una pregunta fija, con la misma escala antes y después.
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Ejemplo ilustrativo: "Tiempo de ciclo de solicitudes de compra: antes 6 días, después 4. Horas de revisión: antes 20 h/mes, después 34. El tiempo bajó, pero la revisión subió."
Cómo llenarla en 25 minutos
Define la unidad antes que los indicadores. Si cambia la unidad entre el antes y el después, la comparación no sirve.
Saca la línea base de un sistema o registro, no de memoria. Si no existe, mide dos semanas antes de arrancar.
Usa la misma fórmula, la misma fuente y el mismo periodo en las dos mediciones.
Pon un dueño por indicador: quien saca el dato, no quien lo presenta.
El error más común: medir solo el tiempo de ciclo y presentar la mejora sin mirar las otras cinco filas.
Lee la tabla completa antes de concluir. Un indicador que mejora mientras otro empeora es un hallazgo, no un éxito.
La línea que casi siempre falta
Las horas de revisión humana. Si suben, el ahorro puede haberse movido de lugar en vez de desaparecer: el equipo deja de hacer el trabajo y empieza a revisar lo que hace la herramienta. Compara las horas liberadas con las horas de revisión nuevas antes de reportar cualquier ahorro.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un analista de operaciones con 15 años de experiencia que diseña tableros de antes y después para comités exigentes y que revisa siempre si una mejora en un indicador escondió un costo en otro.
Contexto que te doy:
- Empresa / área: [ ]
- Proceso y unidad que se procesa (factura, solicitud, ticket, contrato): [ ]
- Herramienta de IA que se va a introducir y en qué paso: [ ]
- Datos que ya existen y en qué sistema: [ ]
- Personas que trabajan en el proceso: [ ]
- Datos de antes y de después que ya tengo, si los hay: [ ]
Lo que necesito: produce el tablero de una página con exactamente estos seis indicadores, en este orden:
1. Tiempo de ciclo.
2. Costo por unidad procesada (incluye licencias).
3. Tasa de retrabajo / errores.
4. Horas de revisión humana.
5. Volumen por persona.
6. Satisfacción del cliente interno o externo.
Para cada uno llena: Indicador | Fórmula | Antes (línea base) | Después (90 días) | Fuente del dato | Dueño.
Después, en tres líneas: qué indicadores mejoraron, cuáles empeoraron y si las horas de revisión humana absorbieron parte del ahorro. Si las horas de revisión subieron, dilo de forma explícita y compara con las horas liberadas.
Formato de salida: una tabla Markdown lista para copiar a Excel, seguida de las tres líneas. Máximo 400 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- No inventes cifras. Si falta un dato, escribe [DATO PENDIENTE] y dime cómo obtenerlo.
- Usa la misma fórmula, fuente y periodo para el antes y el después; si no es posible, avísame.
- Marca cada supuesto como supuesto.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta.
Qué revisar en la respuesta:
¿Cada indicador tiene una fuente del dato concreta, o dice "a definir"?
¿Revisó las horas de revisión humana contra las horas liberadas, o reportó el ahorro completo?
¿Usó la misma unidad y el mismo periodo en el antes y el después?
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol