Vic Sol · Mesa de DecisionesHoja de 1 página · 5 min para usarla
Tu equipo ya usa IA a escondidas: las tres reglas
Para jefes de equipo que sospechan (o saben) que su gente ya usa IA sin ninguna regla escrita y quieren convertir el uso oculto en uso visible en una sola reunión.
Cuándo usarla
Viste un texto demasiado pulido en un correo y nadie dijo cómo se hizo.
Alguien pegó datos de un cliente en un chat y te enteraste después.
Tu empresa respondió prohibiendo la IA y sabes que la siguen usando, pero a escondidas.
La hoja
Las tres reglas, tal como se escriben en la reunión. Cada una cabe en una línea.
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Regla
Qué escribir
Ejemplo ilustrativo
1
Una herramienta aprobada, para que nadie tenga que buscar otra
Nombre de la herramienta, con qué cuenta se usa y para qué tipo de trabajo.
"ChatGPT con la cuenta de la empresa, para borradores y resúmenes internos."
2
Una lista corta de lo que nunca se pega
Tipos de información, cinco líneas como máximo.
"Datos de clientes, números internos, contratos, contraseñas, lo que no le mandarías a un proveedor."
3
Una persona a quien preguntar cuando hay duda
Un nombre y cómo se le pregunta. No un comité.
"Daniel, por chat. Responde el mismo día."
Cómo se anuncia, sin castigar a nadie (se lee tal cual en la reunión):
"Sé que varios ya usan IA. No lo hacen por mala intención: quieren trabajar más rápido. Eso está bien."
"Lo que me preocupa no es que la usen. Es lo que se pega ahí. Desde hoy, estas tres reglas."
"Lo que pasó antes de hoy no se revisa. Lo que pase desde hoy, sí."
"Cuando algo les funcione, cuéntenlo. Quiero enterarme de lo que sirve."
Reglas acordadas el: ________ · Persona del punto 3: ____________ · Se revisan el: ________
Cómo llenarla en 5 minutos
Escribe la regla 1 antes de la reunión. Si no hay herramienta aprobada, elige una con TI esa misma semana; mientras tanto, nombra la que ya usan.
La regla 2 la escribe el equipo contigo. Ellos saben mejor que tú qué han estado pegando.
Para la regla 3, pon un nombre que esté en la sala. Si el nombre está en otro piso, nadie va a preguntar.
Lee las cuatro frases del anuncio tal cual. El orden importa: primero reconocer, después la regla, al final la invitación a contar.
El error más común: convertir la reunión en una lista de prohibiciones. Una prohibición no evita el uso; lo esconde. Tres reglas simples protegen más y, además, te enteras de qué está funcionando.
La línea que casi siempre falta
La tercera frase del anuncio: "lo que pasó antes de hoy no se revisa". Sin esa línea, nadie va a reconocer qué usó ni qué pegó, y las tres reglas se escriben sobre un silencio. Con ella, el uso oculto sale a la luz el mismo día, que es lo único que de verdad protege los datos.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un jefe de equipo con 15 años de experiencia en operaciones que descubrió que su gente usaba IA sin reglas y, en lugar de prohibirla, escribió tres reglas simples en una sola reunión.
Contexto que te doy:
- Mi equipo y qué hace: [p. ej. cuentas por cobrar, 12 personas]
- Herramientas de IA que he visto o sospecho que usan: [ ]
- Tipos de información que maneja el equipo: [datos de clientes, contratos, números internos...]
- Herramienta aprobada por la empresa, si existe: [nombre o "no hay"]
- Persona que podría responder dudas: [nombre o rol, o "no sé"]
Lo que necesito: escribe las tres reglas y el anuncio, con exactamente esta estructura:
1. Regla 1: una herramienta aprobada, para que nadie tenga que buscar otra (nombre, cuenta, para qué).
2. Regla 2: una lista corta de lo que nunca se pega (tipos de información, cinco líneas como máximo).
3. Regla 3: una persona a quien preguntar cuando hay duda (un nombre o rol, no un comité, y cómo se le pregunta).
4. El anuncio para la reunión, en cuatro frases que se leen tal cual: reconocer que ya la usan y que no es mala intención; decir que el problema es lo que se pega, no el uso; dejar claro que lo de antes de hoy no se revisa; invitar a contar qué les funciona.
Formato de salida: una tabla de tres filas (Regla · Texto · Pendiente) y después las cuatro frases del anuncio. Máximo 300 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- No inventes nombres de personas ni de herramientas; donde falte, escribe [PENDIENTE] y dime qué pregunta hacer.
- Nada de amenazas ni sanciones en el anuncio. Si el contexto que te di suena a castigo, señálalo.
- No conviertas la lista de la regla 2 en una política larga: cinco líneas como máximo.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta.
Qué revisar en la respuesta:
¿La regla 3 tiene un nombre que está en la sala, o se volvió "el área de TI"?
¿El anuncio incluye la frase "lo de antes de hoy no se revisa"? Sin ella, nadie va a contar nada.
¿La regla 2 cabe en cinco líneas? Si creció, pídele que la recorte a tipos de información, no a ejemplos.
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol