Vic Sol · Mesa de DecisionesPlantilla editable · 20 min para usarla
Lecciones aprendidas de una iniciativa de IA (sin buscar culpables)
Para el equipo que cierra, pausa o escala una iniciativa de IA y quiere que la empresa aprenda algo antes de que todos pasen al siguiente proyecto.
Cuándo usarla
El piloto terminó y el informe final dice "resultados mixtos" sin decir qué cambia.
La iniciativa se va a escalar y nadie ha escrito qué salió mal en el camino.
Se canceló algo y la conversación de pasillo ya tiene un culpable. Esta hoja sirve para reemplazarla.
La hoja
Iniciativa: ____________________ · Estado: cierre / pausa / escala · Fecha de la sesión: ____________
Campo
Qué escribir
Ejemplo ilustrativo
Qué esperábamos
El número o resultado que prometía la propuesta original, copiado tal cual.
"Cotizaciones de 3 días a 1 en 8 semanas."
Qué pasó
El número real, con fecha. Sin adjetivos.
"Semana 8: 2,5 días. Semana 12: 2 días."
Qué señal ignoramos
El dato que estaba a la vista antes de que fuera evidente, y cuándo se vio por primera vez.
"Semana 3: solo 2 de 9 vendedores usaban el borrador."
Qué conservamos
Lo que funcionó y se queda, aunque la iniciativa cambie.
"La plantilla de cotización y el revisor único."
Qué cambia la próxima vez
Una regla concreta para la próxima iniciativa, no una intención.
"Ningún piloto arranca sin un usuario del área desde el día 1."
Quién es dueño del cambio
Una persona con nombre y la fecha en que esa regla entra en vigor.
"Laura (comercial), desde el próximo piloto, 1 de marzo."
Cómo llenarla en 20 minutos
Antes de la sesión, el responsable llena "qué esperábamos" y "qué pasó" con los documentos originales. Esas dos filas no se discuten: son datos.
En la sesión, cada persona escribe en silencio durante cuatro minutos qué señal cree que se ignoró. Después se leen en ronda, sin réplica.
Elige la señal que más personas vieron. Esa es la lección; las demás van a un anexo.
"Qué conservamos" va antes que "qué cambia". Un equipo que solo lista errores deja de proponer.
Escribe "qué cambia" como una regla que se puede verificar en la próxima iniciativa, y ponle dueño y fecha.
El error más común: convertir la fila de la señal en una fila de responsables. La pregunta es qué dato estaba a la vista, no quién debió verlo.
Cómo dirigir la sesión de 45 minutos
Minutos 0–5: el moderador lee las reglas: hablamos de decisiones y datos, no de personas; nadie se defiende; quien dirigió la iniciativa escucha primero.
Minutos 5–15: datos. Se leen las filas "qué esperábamos" y "qué pasó". Se corrigen cifras, no interpretaciones.
Minutos 15–30: señales. Escritura en silencio, ronda, elección de la señal principal.
Minutos 30–40: qué conservamos y qué cambia. Una regla, no cinco.
Minutos 40–45: dueño y fecha. Sin esto, la hoja se archiva con el proyecto.
La línea que casi siempre falta
"Qué señal ignoramos." Las revisiones de cierre cuentan qué pasó y qué se haría distinto, y saltan el paso del medio: qué dato estaba disponible y no se miró. Esa fila es la que evita repetir el mismo cierre con otro nombre de proyecto.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un director de proyectos con experiencia en cierres de iniciativas tecnológicas, que separa datos de interpretaciones, que no busca responsables y que convierte cada revisión en una regla verificable para la siguiente.
Contexto que te doy:
- Empresa y área: [p. ej. aseguradora, 800 personas, atención al cliente]
- Iniciativa y estado: [nombre · cierre / pausa / escala]
- Lo que prometía la propuesta original, con número y plazo: [copiar tal cual]
- Lo que pasó, con cifras y fechas: [ ]
- Hitos o datos de seguimiento que tengo: [semana a semana, si existen]
- Propuesta original e informe de cierre: [pegar texto o escribir "no hay"]
Lo que necesito: una revisión de lecciones aprendidas con exactamente estos seis campos, en este orden:
1. Qué esperábamos: el número prometido, sin reescribirlo.
2. Qué pasó: el número real con fecha, sin adjetivos.
3. Qué señal ignoramos: a partir de los datos de seguimiento, identifica hasta tres señales que estaban a la vista antes del resultado final, con la fecha en que aparecieron. Ordénalas por cuán temprano se vieron.
4. Qué conservamos: lo que funcionó y debería quedarse.
5. Qué cambia la próxima vez: una regla concreta y verificable por cada señal del punto 3, no una intención.
6. Quién es dueño del cambio: un rol por regla (yo pondré el nombre) y una fecha sugerida de entrada en vigor.
Formato de salida: una tabla con las columnas Campo · Contenido, seguida de tres preguntas que el moderador debería hacer en la sesión para confirmar o descartar las señales. Máximo 400 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- No inventes cifras ni fechas. Si falta un dato, escribe [DATO PENDIENTE] y dime dónde buscarlo.
- No atribuyas el resultado a personas ni a "falta de compromiso"; describe decisiones, datos y momentos.
- Marca cada interpretación como interpretación.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta.
Qué revisar en la respuesta:
¿Cada señal tiene una fecha y un dato, o se quedó en "faltó adopción"?
¿Las reglas del punto 5 se pueden comprobar en el primer día de la próxima iniciativa, o son buenas intenciones?
¿Mencionó a alguna persona como causa? Si lo hizo, pídele que reescriba esa fila en términos de decisión y dato.
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol