Vic SolEl costo del mes 6: los tres costos que la demo no te dice
Para quien firma o renueva una herramienta de IA y quiere ver la factura del sexto mes antes de aprobar la del primero.
Cuándo usarla
- Te llegó una propuesta con un precio por licencia y nada más.
- Vas a renovar una herramienta y la factura ya no se parece a la del inicio.
- Finanzas te pidió "el costo total" y solo tienes el precio de lista.
Las 3 líneas que pides antes de firmar
Pon las 3 al lado del ahorro esperado. Si no te las dan por escrito, ya sabes qué negociar.
| Línea | Qué preguntas | Mes 1 (demo) | Mes 6 (operación) | Quién la paga |
|---|---|---|---|---|
| Uso | Cuánto cuesta con el volumen que esperas de verdad, no con el del piloto. | ____ | ____ | ____ |
| Integración | Qué cuesta conectarlo con tus sistemas. Casi nunca viene en la licencia. | ____ | ____ | ____ |
| Supervisión | Cuántas horas de tu equipo revisan lo que hace el sistema. | ____ | ____ | ____ |
Supervisión es el renglón Tiempo de revisión de la hoja de abajo.
La hoja
En el primer mes pagas la licencia y parece barato. En el mes seis aparecen renglones que nadie presupuestó. Llena las dos columnas con tu volumen real. Todo número de ejemplo es ilustrativo.
| Renglón | Qué incluye | Mes 1 | Mes 6 | De dónde sale la cifra |
|---|---|---|---|---|
| Licencias | Usuarios o asientos contratados. | ____ | ____ | Propuesta del proveedor. |
| Uso o consumo | Si pagas por volumen, lo que cuesta cuando la gente la usa de verdad. | ____ | ____ | Volumen real del último trimestre × tarifa. |
| Integración | Conectarla con ventas, contabilidad o soporte. Casi nunca viene incluida. | ____ | ____ | Cotización aparte u horas de TI. |
| Tiempo de revisión | Horas de la persona que revisa lo que hace la IA antes de que salga. | ____ | ____ | Quien revisa, no el proveedor. |
| Capacitación | Horas del equipo aprendiendo y de quien enseña. | ____ | ____ | Calendario de adopción. |
| Limpieza de datos | Preparar la información para que la herramienta funcione con ella. | ____ | ____ | Quien maneja los datos hoy. |
| Costo de salida | Exportar datos, migrar y pagar lo que falte del contrato. | ____ | ____ | Cláusulas del contrato. |
| Total | ____ | ____ |
Ejemplo ilustrativo: si la licencia del mes 1 vale 100, en el mes 6 el uso puede sumar 40, la integración 30 y la revisión 50. El total pasa de 100 a 220 y la licencia deja de ser la mayor parte.
Cómo llenarla en 10 minutos
- Copia el precio de la licencia en la columna Mes 1. Es el único dato que la demo te dio.
- Llena Uso con tu volumen real, no con el de la prueba. Si la herramienta funciona, la gente la usa más, y si pagas por consumo, la factura sube.
- Pregunta por escrito si la integración viene incluida. Si la respuesta tarda, anota un renglón aparte.
- Pide a quien revisará las salidas una estimación de horas por semana y multiplícala por su costo hora.
- Revisa el costo de salida en el contrato antes de firmar, no cuando quieras irte.
- El error más común: llenar solo Mes 1 y proyectar el mes 6 como "lo mismo por seis". El mes 6 tiene más renglones, no solo más meses.
La línea que casi siempre falta
El tiempo de revisión. Uso e integración acaban apareciendo en alguna factura; las horas de quien revisa lo que hace la IA no aparecen en ninguna, y por eso nadie las presupuesta. Sin ese renglón, la herramienta parece más barata de lo que es y quien revisa termina haciendo un trabajo que nadie contó.
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