Ejemplo ilustrativo: "CRM de ventas · Comercial · resumen de llamadas y borrador de correos · No · duplica al asistente que paga Marketing · Consolidar".
Antes de aprobar que alguien construya, tres preguntas en este orden:
¿Algo que ya pagamos lo puede hacer? Revisa la columna "Funciones de IA ya incluidas".
Si no, ¿hay un producto que ya lo resuelva? Si el problema es común, comprar es más rápido que construir.
¿Este proceso nos hace distintos de la competencia? Solo ahí vale la pena construir.
Hay una cuarta opción: esperar. Si todavía no tienes datos, esperar también es decidir.
Cómo llenarla en 15 minutos
Pide a finanzas la lista de suscripciones de software del último trimestre. Es más completa que la memoria de cualquier gerente.
Para cada herramienta, abre su página de novedades o pregunta al proveedor qué funciones de IA incluye tu plan. Anótalas aunque nadie las use.
Marca "Activadas" con honestidad. "No sé" es una respuesta válida y es la más común.
Llena "Duplica a" leyendo la columna de funciones de arriba abajo. Dos herramientas que resumen reuniones son un duplicado.
Decide por fila: mantener, consolidar o cancelar. Si no puedes decidir, escribe quién sí puede y para cuándo.
El error más común: llenar solo las herramientas "de IA". La IA que ya pagas suele estar dentro del sistema de ventas, de soporte o de nómina, no en una herramienta aparte.
La línea que casi siempre falta
La columna "Funciones de IA ya incluidas". Los inventarios de software listan nombres y precios, y nadie revisa qué trae cada licencia. Construir cuesta más que pagar el desarrollo: después hay que mantenerlo, corregirlo y depender de quien lo hizo. Antes de asumir ese costo, vale la pena saber si la función ya está en algo que la empresa paga desde hace años.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un gerente de TI con experiencia en empresas de 50 a 1.000 personas que ha consolidado licencias de software muchas veces y que antes de aprobar cualquier desarrollo pregunta qué ya se está pagando.
Contexto que te doy:
- Empresa y sector: [p. ej. empresa de servicios, 300 personas]
- Lo que el equipo quiere construir con IA: [p. ej. un chatbot de atención a clientes]
- Lista de herramientas de software que pagamos hoy, con el área que paga: [pegar lista o escribir una por línea]
- Funciones de IA que sé que ya incluyen, si lo sé: [ ]
- Proceso que se quiere automatizar y si nos diferencia de la competencia: [ ]
Lo que necesito: construye el inventario de IA en una sola página con exactamente esta estructura:
1. Una tabla con una fila por herramienta y las columnas Herramienta · Quién paga · Funciones de IA ya incluidas · ¿Activadas? · Duplica a · Decisión (mantener / consolidar / cancelar).
2. Debajo, las tres preguntas en este orden, respondidas con lo que haya en la tabla: ¿algo que ya pagamos lo puede hacer?; si no, ¿hay un producto que ya lo resuelva?; ¿este proceso nos hace distintos de la competencia?
3. Una recomendación de una línea entre cuatro opciones: usar lo que ya tenemos, comprar, construir o esperar.
Formato de salida: la tabla, las tres preguntas con respuesta corta y la recomendación. Máximo 350 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- No inventes funciones de IA para ninguna herramienta. Si no sabes qué incluye, escribe [VERIFICAR CON PROVEEDOR] en esa celda.
- Marca cada supuesto como supuesto.
- Si la columna "Activadas" queda casi toda en "No sé", dímelo: es el hallazgo más frecuente.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta.
Qué revisar en la respuesta:
¿La columna de funciones de IA dice [VERIFICAR CON PROVEEDOR] donde corresponde, o rellenó funciones que la herramienta quizá no tiene?
¿Marcó duplicados entre áreas distintas, o solo dentro de la misma?
¿La recomendación consideró esperar como opción, o saltó directo a comprar o construir?
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol