Vic Sol · Mesa de DecisionesPlantilla editable · 25 min para usarla
Dónde se pierde el tiempo en tu proceso (antes de comprarle IA)
Para gerentes de oficina o back-office que van a evaluar una herramienta de IA y quieren saber primero dónde se va el tiempo de verdad.
Cuándo usarla
Te ofrecieron una herramienta que "acelera" un proceso y nadie ha medido qué parte del proceso es lenta.
Tu equipo dice que no le alcanza el tiempo, pero no sabe decir en qué se va.
Vas a pedir presupuesto para automatizar y quieres llegar con horas estimadas, no con impresiones.
La hoja
Proceso: [nombre y dónde empieza y termina] · Responsable del mapa: [nombre] · Fecha: [ ]
Desperdicio
Cómo se ve en tu proceso
Horas/mes (estimado)
¿Se elimina, se simplifica o se automatiza?
Dueño
Esperas
[Trabajo detenido mientras alguien responde o firma]
[ ]
[ ]
[ ]
Retrabajo
[Lo que se hace dos veces porque salió mal la primera]
[ ]
[ ]
[ ]
Aprobaciones de más
[Firmas que no cambian la decisión]
[ ]
[ ]
[ ]
Copiar y pegar entre sistemas
[Datos que se teclean de un sistema a otro]
[ ]
[ ]
[ ]
Información incompleta
[Solicitudes que llegan sin lo necesario y regresan]
[ ]
[ ]
[ ]
Sobreprocesamiento
[Reportes o formatos que nadie lee]
[ ]
[ ]
[ ]
Búsqueda de información
[Tiempo buscando archivos, correos o la versión correcta]
[ ]
[ ]
[ ]
Traspasos
[Cada vez que el trabajo cambia de manos y se explica de nuevo]
[ ]
[ ]
[ ]
Total
[suma]
Ejemplo ilustrativo (alta de proveedores): "Aprobaciones de más: tres firmas para proveedores de bajo monto, la tercera nunca rechaza. 12 h/mes. Se elimina. Dueño: jefa de compras."
Cómo llenarla en 25 minutos
Define el proceso con un inicio y un fin concretos: "desde que llega la solicitud hasta que el proveedor queda dado de alta".
Recorre las ocho filas con dos personas que hacen el trabajo, no solo con quien lo supervisa. Ellas saben dónde se espera.
Estima horas por mes con un número redondo y márcalo como estimado. Un rango honesto vale más que una cifra precisa inventada.
Decide la acción en este orden: primero eliminar, después simplificar, solo al final automatizar.
Pon un dueño con nombre por fila. Una fila sin dueño es una queja, no un plan.
El error más común: llenar la columna de acción con "automatizar" en todas las filas porque ya hay una herramienta en mente.
La línea que casi siempre falta
Primero se elimina, después se simplifica y solo entonces se automatiza. Automatizar un desperdicio lo convierte en un desperdicio más rápido: el reporte que nadie lee se genera solo, la aprobación de más llega antes y sigue sin cambiar nada. La IA es una herramienta para lo que queda después de limpiar el proceso, no un sustituto de limpiarlo.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un gerente de mejora de procesos con 15 años de experiencia en áreas administrativas y de back-office, que aplica los desperdicios clásicos de lean al trabajo de oficina y que desconfía de cualquier automatización que llegue antes de limpiar el proceso.
Contexto que te doy:
- Empresa / área: [ ]
- Proceso, con su inicio y su fin: [ ]
- Pasos actuales, quién los hace y qué sistemas usan: [ ]
- Quejas o síntomas que ya escuché del equipo: [ ]
- Herramienta de IA que alguien está proponiendo, si la hay: [ ]
Lo que necesito: produce el mapa de desperdicio de una página con exactamente estas ocho filas, en este orden:
1. Esperas.
2. Retrabajo.
3. Aprobaciones de más.
4. Copiar y pegar entre sistemas.
5. Información incompleta.
6. Sobreprocesamiento (reportes o formatos que nadie lee).
7. Búsqueda de información.
8. Traspasos.
Para cada fila, llena estas columnas: Desperdicio | Cómo se ve en este proceso | Horas/mes (estimado) | ¿Se elimina, se simplifica o se automatiza? | Dueño. Al final agrega una fila de total de horas.
Después, en tres líneas: qué eliminarías primero, qué simplificarías y qué dejarías para automatizar, y por qué en ese orden.
Formato de salida: una tabla Markdown lista para copiar a Excel, seguida de las tres líneas. Máximo 400 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- No inventes cifras. Si falta un dato, escribe [DATO PENDIENTE] y dime cómo obtenerlo.
- Marca cada estimación de horas como estimado y cada supuesto como supuesto.
- Aplica el orden eliminar, simplificar, automatizar. No propongas automatizar una fila que se puede eliminar.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta.
Qué revisar en la respuesta:
¿La columna de acción tiene filas que dicen "eliminar", o todo terminó en "automatizar"?
¿Cada fila tiene un dueño con nombre o rol, o quedó vacía?
¿Las horas están marcadas como estimado, con la forma de confirmarlas, o parecen datos medidos?
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol