Vic Sol · Mesa de DecisionesPlantilla editable · 20 min para usarla
Propuesta de reducción de costos en una página (sin romper la operación)
Para gerentes a quienes pidieron "bajar costos con IA" y tienen que presentar algo que resista las preguntas de un COO.
Cuándo usarla
Te pidieron un número de ahorro y todavía no sabes de dónde va a salir.
Alguien propone "automatizar con IA" un proceso y nadie ha escrito qué se rompe.
Ya hiciste un recorte el año pasado y el costo reapareció en otra área con otro nombre.
La hoja
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Campo
Qué escribir
Ejemplo ilustrativo
1
Costo base
Qué cuesta hoy el proceso, por mes, y cómo lo mediste.
"Procesar facturas de proveedores: 3 personas al 60 % de su tiempo, más el sistema."
2
Palanca
Qué cambia: herramienta, paso que se elimina, quién deja de hacer qué.
"La IA extrae los datos de la factura; una persona valida las excepciones."
3
Ahorro en tres partes
Caja real: la línea del presupuesto que baja. Capacidad liberada: horas libres y en qué se usan. Costo que solo se mueve: lo que reaparece en otra área, en el cliente o en revisión.
"Caja: se cancela una licencia. Capacidad: 40 h/mes que pasan a cobranza. Se mueve: 8 h/mes de revisión en contabilidad."
4
Qué se rompe si cortamos
Lo que deja de pasar, quién lo nota primero y en cuánto tiempo.
"Facturas con formato raro quedan atascadas; lo nota el proveedor a la semana."
5
Dueño
Una persona con nombre que responde por el número.
"Marta, jefa de cuentas por pagar."
6
Fecha
Cuándo arranca y cuándo se mide.
"Arranca el 3 de noviembre; se mide el 1 de febrero."
7
Cómo sabremos en 90 días
Un número de antes, uno de después y quién lo saca.
"Costo por factura procesada; lo saca finanzas del sistema."
Las cuatro preguntas que hace un COO:
¿Es caja o es capacidad? ¿Qué línea del presupuesto baja y en qué mes?
¿Qué deja de pasar si cortamos, y quién lo nota primero?
¿A dónde se mueve el costo que no desaparece?
¿Cómo sabremos en 90 días que funcionó, y quién lo mide?
Cómo llenarla en 20 minutos
Empieza por el costo base con un dato real, aunque sea estimado y marcado como tal. Sin base no hay ahorro, hay deseo.
Describe la palanca en una frase. Si necesitas tres párrafos, todavía no sabes qué vas a cambiar.
Divide el ahorro en tres partes. Sé honesto con la tercera: casi todo recorte mueve algo de lugar.
Escribe qué se rompe antes de que te lo pregunten. Es la fila que te da credibilidad.
Pon nombre, fecha y la medida de 90 días. Una propuesta sin dueño se aprueba y no pasa nada.
El error más común: sumar la capacidad liberada como si fuera caja. Cuarenta horas libres no bajan ningún presupuesto hasta que alguien decide en qué se usan.
La línea que casi siempre falta
La tercera parte del ahorro: el costo que solo se mueve. La IA que extrae datos genera horas de revisión en contabilidad; el paso eliminado reaparece como consultas del cliente. Si esa línea queda vacía, el COO la va a encontrar, y pierde credibilidad la propuesta entera.
Vic Sol · Mesa de Decisiones · vicsol.org/es/recursos/ · Uso libre con atribución. Esta hoja estructura una conversación; no es asesoría legal, financiera ni de auditoría.
Abre el .docx en Word (o el .xlsx en Excel) o imprímela antes de la reunión.
Llena los campos con el equipo; deja los vacíos a la vista, ahí está la discusión.
Cierra con un responsable, una fecha y una siguiente acción. Nada más.
Prompt
Genera esta hoja para tu caso
Pega este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini junto con tu propuesta, proceso o política. Reproduce la hoja con tus datos y señala lo que falta.
Actúa como un director de operaciones con 15 años de experiencia que ha presentado propuestas de reducción de costos a comités exigentes y que distingue, por oficio, el ahorro que baja una línea del presupuesto del ahorro que solo cambia de lugar.
Contexto que te doy:
- Empresa / área: [ ]
- Proceso que quiero cambiar y qué cuesta hoy (personas, tiempo, sistemas): [ ]
- Palanca que estoy pensando (herramienta de IA, paso que se elimina, quién deja de hacer qué): [ ]
- Lo que ya sé que podría romperse: [ ]
- Quién va a leer la propuesta: [COO, finanzas, dirección general]
Lo que necesito: produce la propuesta de una página con exactamente estos siete campos, en este orden:
1. Costo base (por mes y cómo se midió).
2. Palanca (qué cambia exactamente, en una frase).
3. Ahorro en tres partes, separadas: caja real (qué línea baja y en qué mes), capacidad liberada (horas y en qué se usan) y costo que solo se mueve (a qué área, al cliente o a horas de revisión).
4. Qué se rompe si cortamos (qué deja de pasar, quién lo nota primero, en cuánto tiempo).
5. Dueño (una persona o rol que responde por el número).
6. Fecha de arranque y fecha de medición.
7. Cómo sabremos en 90 días que funcionó (número de antes, número de después, quién lo saca).
Después, responde las cuatro preguntas que hace un COO: ¿es caja o es capacidad?, ¿qué deja de pasar si cortamos?, ¿a dónde se mueve el costo que no desaparece?, ¿cómo sabremos en 90 días y quién lo mide?
Formato de salida: una tabla de siete filas (Campo · Contenido · Dato pendiente), después las cuatro respuestas en una línea cada una. Máximo 450 palabras. Sin introducción.
Reglas:
- No inventes cifras. Si falta un dato, escribe [DATO PENDIENTE] y dime cómo obtenerlo.
- Nunca sumes la capacidad liberada como si fuera caja; muéstralas separadas.
- Marca cada supuesto como supuesto.
- Si falta información crítica, hazme como máximo 3 preguntas antes de responder.
- Responde en español neutro, directo, sin adjetivos de venta.
Qué revisar en la respuesta:
¿El ahorro quedó en tres partes separadas o volvió a ser un solo número grande?
¿La fila "qué se rompe" dice quién lo nota primero, o quedó en "sin impacto esperado"?
¿El campo de 90 días tiene un número de antes que ya existe hoy? Si no existe, la primera tarea es medirlo, no recortar.
Un resumen semanal: qué cambió, su impacto empresarial, la evidencia y una pregunta para tu equipo.
Si esto se vuelve una decisión grande
Si la decisión es difícil de revertir y lleva tu nombre, las herramientas interactivas gratuitas te ayudan a ordenarla. No reemplazan una revisión formal.
Vic Sol